Zakres i ogólne warunki usług
Nasze usługi wirtualnego biura w Krakowie
Warunki świadczenia i ceny za usługi uzależnione są od wybranego pakietu i indywidualnych uzgodnień. Pakiety dostępne są w opcjach „Basic”, „Standard” oraz „Premium” i różnią się przede wszystkim zakresem i limitami poszczególnych usług.
Wynagrodzenie naliczane jest w każdym przypadku miesięcznie, z uwzględnieniem łącznej ilości lub łącznego czasu usług poszczególnych kategorii.
W przypadku usług, których ceny zależne są od przekroczenia określonego progu, limit niewykorzystany w danym miesiącu nie przechodzi na kolejne miesiące.
Opis usług i warunków handlowych mają charakter informacyjny, nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Nawiązanie współpracy w każdym przypadku wymaga uzgodnienia i spisania umowy w formie pisemnej.
Oferujemy następujące usługi wsparcia biurowego
Adres do korespondencji
Udostępnienie adresu do korespondencji
Możliwość wskazania adresu naszego biura jako adresu korespondencyjnego firmy. W ramach tej usługi klienci uprawnieni są do podawania adresu naszego biura jako adresu właściwego do doręczeń we wszystkich sprawach związanych z prowadzoną przez siebie działalnością. Korzystanie z tej usługi wymaga udzielenia personelowi naszego biura pełnomocnictwa do odbioru korespondencji.
Nasza oferta nie obejmuje uprawnienia do wskazywania biura jako adresu miejsca zamieszkania ani adresu zameldowania.
Adres do rejestracji
Udostępnienie adresu do rejestracji jako siedziby firmy
Możliwość rejestracji firmy pod adresem naszego biura. W ramach tej usługi klienci uprawnieni są do wskazywania adresu biurowego jako miejsca prowadzenia swojej działalności gospodarczej lub zawodowej we wszystkich właściwych dla siebie rejestrach, w tym w szczególności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG), lub odpowiednio w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, jak również w zgłoszeniach wymaganych przez korporacje zawodowe, lub we wszelkich dokumentach lub formularzach obejmujących wymóg wskazania adresu miejsca wykonywania działalności.
Odbiór korespondencji
Odbiór i powiadomienie o korespondencji
Odbiór listów i przesyłek doręczonych do naszego biura. W dniu doręczenia sekretariat przesyła informację o doręczeniu, wysyłając mailem skan koperty, która bez wyraźnej dyspozycji nie będzie otwierana. Na życzenie możliwe jest skanowanie i przesłanie treści korespondencji, za dodatkową odpłatnością, rozliczaną według zasad usług skanowania.
Przy przekroczeniu limitu pakietu koszt takich usług rozliczany jest na podstawie liczby odebranych przesyłek – każda kolejna przesyłka liczona będzie według stawki określonej w cenniku.
Przechowywanie korespondencji
Przechowywanie i wydawanie odebranej korespondencji
Przechowujemy odebraną korespondencję przez 60 dni bez dodatkowych opłat. Po tym terminie naliczane będą opłaty w ryczałtowej wysokości 10 zł za każdy rozpoczęty miesiąc, niezależnie od liczby zaległych przesyłek.
Klient ma możliwość osobistego odbioru korespondencji, bez żadnych dodatkowych opłat, w każdym czasie w godzinach funkcjonowania sekretariatu.
Na życzenie doręczona korespondencja może być wysyłana na wskazany adres krajowy listem poleconym lub kurierem. Taka czynność jest rozliczana według zasad usług wysyłania dokumentów.
Skaner, druk, ksero
Skanowanie, kserowanie i wydruki dokumentów
Możliwość skanowania, wydruków lub kserowania dokumentów, w różnych dostępnych technicznie formatach lub opcjach. Cena usługi zależna jest od tego, czy dokumenty mają pozostać zszyte, od koloru, formatu, lub innych wymaganych ustawień lub opcji.
W przypadku uporządkowanych i luźnych kartek skan jednej strony formatu A4 kosztuje 10 gr, ksero lub wydruk czarnobiały każdej strony 50 gr a kolorowe ksero lub wydruk 1 zł.
W przypadku spiętych lub szytych dokumentów skan jednej strony formatu A4 kosztuje 60 gr, ksero lub wydruk czarnobiały każdej strony 1 zł a kolorowe ksero lub wydruk 1,50 zł.
W przypadku formatu A3 cena stanowi trzykrotność formatu A4.
W przypadku potrzeby wcześniejszego przygotowania dokumentów, np. ich rozszycia, uporządkowania i ponownego zszycia, samodzielnego pobrania drukowanych dokumentów z dostępnych rejestrów lub baz (np. z KRS lub geoportalu), przekonwertowania formatu itp., czynności takie rozliczane są według zasad rozliczania usług obsługi sekretariatu.
W przypadku specyficznych wymagań odnośnie ustawień lub formatu, np. skanowania do pliku o określonej wielkości lub w formacie większym niż A3, możliwość wykonania i cena usługi wymaga uzgodnienia.
Obsługa sekretariatu
Czynności pomocnicze sekretariatu naszego biura związane ze zleconymi usługami. Przykładowo, w przypadku wydruków dokumentów, które docelowo stanowić mają załączniki do pisma, mogą być one na życzenie posegregowane w określonej kolejności, zszyte, opatrzone pieczęcią lub skompletowane wraz z pismem przewodnim i przygotowane do nadania wraz z zaadresowaną kopertą i wypełnionym recepisem.
Przy przekroczeniu limitu pakietu koszt takich usług rozliczany jest na podstawie czasu poświęconego na realizację – każda kolejna rozpoczęta godzina usług liczona będzie według stawki określonej w cenniku.
Wysyłka dokumentów
Wysyłanie dokumentów na wskazany adres
Wysyłanie listów lub dokumentów na wskazany przez klienta adres listem poleconym lub kurierem na terenie kraju. Cena za nadanie każdej pojedynczej przesyłki wynosi 10 zł netto i powiększana jest o poniesiony koszt nadania naliczony przez operatora. Wysyłki zagraniczne wymagają indywidualnego uzgodnienia.
Usługa nie obejmuje drukowania, segregowania, kompletowania lub przygotowywania dokumentów przewidzianych do ekspedycji. Tego rodzaju świadczenia mogą być odrębnie uzgadniane i rozliczane według zasad usług właściwych dla ich zakresu.
Sala konferencyjna
Udostępnienie sali konferencyjnej
Oferujemy możliwość udostępnienia sali konferencyjnej w naszym biurze w godzinach pracy sekretariatu, w wymiarze przewidzianym w pakiecie, z zastrzeżeniem konieczności każdorazowego uzgodnienia terminu. Wyposażenie obejmuje ośmioosobowy stół konferencyjny, Wi-Fi, tablicę. Przy przekroczeniu liczby godzin dostępnych w pakiecie koszt każdej kolejnej rozpoczętej godziny wynosi 25 zł.
Opcjonalnie do indywidualnego uzgodnienia oferujemy również wodę mineralną, kawę, herbatę lub wsparcie recepcji.
Przechowywanie dokumentów
Możliwość przechowywania dokumentów lub drobnych rzeczy w biurze. Warunki przechowywania wymagają każdorazowego uzgodnienia a cena usługi zależna jest głównie od zajmowanego miejsca, czasu oraz szczególnych wymogów w zakresie nadzoru nad powierzonymi dokumentami. Przykładowo cena usługi zależna jest od tego, czy z uwagi na poufny charakter dokumenty wymagają zdeponowania w szafie pancernej, czy mają być udostępniane w czasie ich przechowywania wskazanym osobom (np. na potrzeby prowadzonego due diligence), lub czy mają być wydane wskazanym osobom po spełnieniu szczególnych warunków.
Legaltech
W naszej działalności korzystamy z różnych rozwiązań informatycznych dostosowanych do specyfiki wolnych zawodów prawniczych oraz wymogów tajemnicy zawodowej. Korzystamy np. z tłumaczenia maszynowego, modeli AI oraz narzędzi OCR.
W zakresie, w jakim warunki korzystania z takich rozwiązań umożliwiają ich udostępnienie możemy w ramach współpracy uzgodnić warunki i cenę takiego udostępnienia. W każdym przypadku wymaga to jednak indywidualnego ustalenia, jak również wdrożenia i przestrzegania wewnętrznych procedur naszego biura w zakresie cyberładu.
Przestrzeń dyskowa
Oferujemy możliwość korzystania z wydzielonej przestrzeni dyskowej biurowego serwera, ze zdalnym bezpiecznym połączeniem. Udostępniona prywatna przestrzeń dyskowa umożliwia przechowywania dokumentacji i danych w formie elektronicznej.
Nie korzystamy systemów chmurowych zewnętrznych dostawców, wszystkie dane gromadzone są na serwerze zlokalizowanym w naszym biurze.
Warunki korzystania z usługi wymagają każdorazowego uzgodnienia a cena zależna jest głównie od rozmiaru wydzielonej przestrzeni oraz rozwiązań technicznych przyjętych dla zdalnej komunikacji.
Cennik
Przedstawiony cennik ma charakter informacyjny, nie stanowi oferty handlowej w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Nawiązanie współpracy w każdym przypadku wymaga uzgodnienia i spisania umowy w formie pisemnej. Wszystkie podane ceny są cenami netto.
Rozwiązania dostosowane do potrzeb biznesowych wolnych zawodów
Na naszej podstronie usług wirtualnego biura w Krakowie znajdziesz kompleksową ofertę dopasowaną do potrzeb wolnych zawodów, prawników i kancelarii. Oferujemy adres do rejestracji firmy, obsługę korespondencji, w tym odbieranie, przechowywanie i wysyłkę poczty. Nasze usługi obejmują również wynajem sali konferencyjnej w Krakowie na godziny oraz czynności pomocnicze obsługi sekretariatu, takie jak skanowanie, drukowanie czy kompletowanie dokumentów. Nasze usługi zapewniają profesjonalne rozwiązania administracyjne wsparcia administracyjnego dostosowane do potrzeb biznesowych wolnych zawodów.
Wszystkie nasze usługi są dostosowane do wymogów poufności i bezpieczeństwa danych, szczególnie ważnych dla zawodów prawniczych i działalności wymagającej zachowania tajemnicy zawodowej.
Jakie usługi wchodzą w skład oferty wirtualnego biura?
Nasze usługi obejmują adres do rejestracji, obsługę korespondencji, wynajem sali konferencyjnej, skanowanie, drukowanie, przechowywanie dokumentów oraz wiele innych usług typowych dla zaplecza administracyjnego wspomagającego główną działalność firm.
Czy mogę korzystać z wybranych usług, czy muszę wykupić cały pakiet?
Nie oferujemy usług jednostkowych, lecz jedynie szersze świadczenia w ramach stałej współpracy. W ramach poszczególnych pakietów umożliwiamy elastyczne podejście i dostosowanie zakresu lub warunków konkretnych usług do bieżących potrzeb firmy, ale nie przewidujemy ograniczenia zakresu współpracy do pojedynczych lub sporadycznych czynności.
Takie podejście wynika ze specyfiki naszej oferty kierowanej do osób wykonujących wolne zawody i zobowiązanych do przestrzegania tajemnicy zawodowej. Świadczenie takich usług wymaga z naszej strony zapewnienia profesjonalnych rozwiązań gwarantujących zachowanie poufności oraz zawarcia pisemnej umowy regulującej obowiązki stron w tym zakresie, co przy jednostkowych świadczeniach pozbawione byłoby ekonomicznego sensu.
Czy obsługa korespondencji obejmuje wysyłkę na inne adresy?
Tak, oferujemy zarówno odbieranie, jak i wysyłanie korespondencji na wskazany adres. Możemy także przechowywać dokumenty przy zapewnieniu ich poufności.
Czy sala konferencyjna jest dostępna dla osób spoza biura?
Nasza sala konferencyjna może być wynajmowana wyłącznie klientom wirtualnego biura.
Jakie korzyści oferuje wirtualne biuro?
Wirtualne biuro umożliwia korzystanie z usług typowych dla sekretariatu obsługującego firmę, ale bez konieczności najmowania lokalu i bez konieczności zatrudniania personelu. Umożliwia to optymalizację kosztów i czasu koniecznych do samodzielnego zorganizowania i prowadzenia profesjonalnego zaplecza administracyjnego dla firmy.
Czy biuro dla prawników jest dostosowane do wymogów tajemnicy zawodowej?
Tak, nasze usługi są dostosowane do wymogów tajemnicy zawodowej wiążącej prawników wykonujących wolne zawody. Zapewniamy poufność dokumentów i bezpieczeństwo danych, a w ramach każdej współpracy zawieramy porozumienie o zachowaniu poufności, które precyzuje zobowiązania stron w tym zakresie.